Thế nhưng, làm thế nào để tổ chức team building cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, hữu ích và đạt được kết quả tốt nhất? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để khám phá những kinh nghiệm tổ chức team building nhé.  

Lên chủ đề cho việc tổ chức team building cho doanh nghiệp

Đây là Trước khi bắt đầu lên kế hoạch team building, bạn cần phải chuẩn bị một chủ đề mang nội dung mới mẻ, sáng tạo và thu hút được mọi người cùng tham gia. Để có thể lên được một chủ đề team building hoàn hảo, bạn cần phải nắm được mục tiêu và chủ đề của chương trình team building doanh nghiệp bạn là gì? Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần thu thập các ý kiến nguyện vọng của toàn thể nhân viên để có thể đưa ra ý tưởng, chủ đề cho team building phù hợp nhất. 

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Team building thường sẽ không kén chọn về địa điểm tổ, bạn có thể thoải mái lựa chọn nơi để tổ chức hoạt động này. Team building có thể được tổ chức ở những địa điểm như: 

Tổ chức team building trong nhà

• Địa điểm tổ chức: Trung tâm tổ chức sự kiện, hội trường, nhà thi đấu,...

• Ưu điểm: Không bị ảnh hưởng bởi thời tiết, thường là sự kết hợp giữa các chương trình hội thảo, hội nghị, ra mắt sản phẩm, bữa tiệc với mục tiêu đào tạo, phát triển, tổng kết của doanh nghiệp.

• Nhược điểm: Hạn chế về không gian, ít lựa chọn các trò chơi.

• Thời gian tổ chức: Doanh nghiệp có thể chọn lựa theo nhu cầu bất kỳ ngày nào trong năm.

Tổ chức team building ngoài trời

• Địa điểm tổ chức: Bãi biển, resort, các địa điểm du lịch, miền núi, sân bóng đá, quảng trường,…

• Ưu điểm: Không gian thông thoáng, dễ chịu, rộng rãi, thích hợp với rất nhiều trò chơi team building thú vị. Có thể kết hợp cùng tour du lịch nghỉ dưỡng dài ngày.

• Nhược điểm: Chi phí tổ chức cao, cần lên kế hoạch chi tiết về quá trình di chuyển và địa điểm lưu trú phù hợp. Nếu tổ chức ngoài trời thì yếu tố thời tiết sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chương trình. 

• Thời gian tổ chức: Nên chọn vào thời điểm địa điểm tổ chức ít mưa, nên chọn vào những ngày mùa khô khi nhu cầu du lịch bắt đầu vào mùa cao điểm để thuận tiện cho việc di chuyển và các nhu cầu sinh hoạt.

Lên danh sách số người tham dự

Sau khi đã chọn được địa điểm và thời gian tổ chức chương trình, bạn cần phải chốt được danh sách số lượng người tham dự. Khi chốt số lượng người, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc tiến hành đặt các dịch vụ ăn ở, phương tiện  vé tham quan, thuê đồ game team building, thuê MC Team building,…

Do vậy, bạn cần đảm bảo tất cả các thành viên đều tiếp nhận được thông tin rõ ràng và có lịch chốt số lượng đăng ký cụ thể, tránh trường hợp đã chốt số lượng mà nhiều thành viên vẫn bỏ sót dẫn đến việc chỉnh sửa kế hoạch nhiều lần, mất thời gian và sẽ gặp nhiều rủi ro trong quá trình diễn ra chương trình.

Tìm địa điểm ăn uống, nghỉ ngơi

Tổ chức sự kiện team building thường sẽ diễn ít nhất trong 1 ngày, do vậy mà doanh nghiệp cần sắp xếp dịch vụ lưu trú, ăn uống cho người tham gia. Tùy thuộc vào số lượng thành viên đoàn mà bạn cần lưu ý các điểm sau trước khi tiến hành đặt phòng:

• Phù hợp với ngân sách đề ra.

• Số lượng phòng lưu trú đủ lớn để đáp ứng chỗ ở cho tất cả thành viên đoàn.

• Vị trí khách sạn phải dễ tìm và thuận tiện di chuyển.

• Chất lượng phục vụ, cơ sở vật chất đảm bảo cho các thành viên thoải mái và hài lòng nhất.

• Bạn cần phải đặt sớm để không bị lỡ các địa điểm ưng ý và có giá thành hợp lý nhất, đặc biệt là vào mùa du lịch cao điểm.

Về dịch vụ ăn uống, bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Cần tìm hiểu kĩ các nhà hàng uy tín, được review tốt về chất lượng dinh dưỡng của bữa ăn.

• Tham khảo về thực đơn của nhà hàng để chọn menu hợp lý nhất.

• Cần hỏi kĩ các thành viên trong đoàn bị dị ứng với các thành phần nào trong món ăn để kịp thời cảnh báo.

Lên kế hoạch cho các hoạt động, trò chơi

Để tạo bầu không khí vui vẻ, năng động và thoải mái cho mọi người tham gia, bạn cũng cần lên một kế hoạch cho các hoạt động và trò chơi cho mọi người. Tuy nhiên, những trò chơi này cần phải phù hợp với tất cả mọi thành viên và cũng phải đảm bảo tinh thần động đội, tinh thần làm việc nhóm được cải thiện. 

Bạn có thể tham khảo một số đầu tên hấp dẫn nhất được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong mùa hè này dưới đây:

• Trò chơi ngoài trời: Tìm ngọc, dội bom, bánh xe thần tốc, kết chụm, đoàn kết anh em, trượt tuyết, trận chiến rùa thỏ, bước chân đồng đội,…

• Trò chơi trong nhà: Xây tháp, xây cầu gỗ, viết mục tiêu, nhảy bao bố, truyền người, chuyền nước về làng,…

Liên hệ đặt phương tiện di chuyển

Doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần nêu rõ phương tiện di chuyển cụ thể cho các thành viên tham gia. Nếu địa điểm tổ chức gần, trong phạm vi quanh nơi làm việc, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân viên chủ động trong việc đi đến địa điểm tổ chức. Tuy nhiên, nếu địa điểm tổ chức ở xa, doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể, tìm phương tiện phù hợp với yêu cầu của nhân viên, đáp ứng được thời gian, ngân sách.

Lên kịch bản cho chương trình

Hầu hết các chương trình tổ chức team building đều có một kịch bản nội dung giống nhau. Điểm khác biệt của các chương trình này nằm ở hình thức tổ chức, địa điểm, số lượng người tham gia và các trò chơi. Dưới đây là sẽ là một kịch bản với những nội dung cơ bản mà bạn có thể tham khảo: 

Phần mở đầu: Tập hợp và giới thiệu chương trình

• Thời gian tổ chức: 15 phút

• Nội dung: Mọi người di chuyển về khu vực sân khấu tổ chức team building, ban lãnh đạo lên có đôi lời phát biểu ngắn gọn về chương trình. 

Phần khởi động: Khởi động và chia đội nhóm

• Thời gian tổ chức: 15 phút

• Nội dung: MC tạo bầu không khí, cho mọi người những bài khởi động nhẹ nhàng như nhảy tự do theo nhạc, nhảy flasmost và chia đội thành các đội nhóm có số lượng thành viên bằng nhau. Có thể chia đội nhóm ngẫu nhiên, hoặc dựa theo phòng ban trong công việc. Nếu số người tham gia đông, cần có áo đội nhóm để thuận tiện cho việc nhận diện

Phần chụp ảnh kỷ niệm

• Thời gian: 30 phút

• Nội dung: Tạo dựng đội hình chụp ảnh để lưu giữ lại những khoảnh khắc đáng nhớ, làm tư liệu để làm truyền thông sau chương trình.

Phần nội dung chính: Trò chơi team building

• Thời gian: 2 tiếng

• Nội dung: Hệ thống các thử thách, trò chơi theo kịch bản chương trình team building

Trong phần này, người dẫn chương trình sẽ là người đóng vai trò rất quan trọng. Họ sẽ là người tạo nên bầu không khí sôi động, cạnh tranh cho các nhóm, giải thích luật chơi, dẫn dắt người chơi. 

Phần tổng kết điểm và trao thưởng

• Thời gian: 30 phút

• Nội dung: Tập trung lại đối nhóm và tổng kết trò chơi, trao thưởng cho đội dành chiến thắng, kết thúc chương trình và di chuyển về địa điểm tập kết.

Thuê ekip quay phim, chụp ảnh

Đây là phần rất quan trọng, giúp bạn có thể lưu giữ được những hình ảnh đẹp nhất trong quá trình tổ chức và diễn ra team building. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng máy ảnh hoặc điện thoại cá nhân để ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ. Tuy nhiên, sẽ thật đáng tiếc nếu thiếu đi một đội ngũ ekip media chuyên nghiệp để có thể giúp bạn ghi lại những kỉ niệm đáng nhớ và vô cùng ý nghia này. 

Hoạch định ngân sách

Khi lên kế hoạch tổ chức team building bạn cần phải đảm bảo ngân sách có thể trả đu các khoản sau:  

Chi phí phục vụ đoàn

• Chi phí di chuyển, vận tải

• Chi phí lưu trú

• Chi phí ăn uống

• Các loại phụ phí như: Phí hướng dẫn viên du lịch, vé tham quan, bảo hiểm du lịch,…

Chi phí tổ chức team building

• Chi phí thuê đơn vị tổ chức team building chuyên nghiệp

• Chi phí thuê bãi, địa điểm tổ chức team building

• Chi phí cho thiết bị đồ game

• Chi phí thuê nhân sự chạy chương trình: MC, đội ngũ hỗ trợ,…

• Chi phí setup sân khấu, thuê âm thanh, ánh sáng

• Chi phí thuê dịch vụ Media

• Chi phí tổ chức chương trình 

Lên các biện pháp phòng ngừa rủi ro

Dưới đây là điều bạn cần lưu ý để chuẩn bị trước cho những trường hợp rủi ro xảy ra trong quá trình tổ chức team building: 

• Xem dự báo thời tiết trước ngày tổ chức sự kiện để có kế hoạch dời lịch nếu cần thiết.

• Tìm kiếm địa điểm trong nhà như hội trường gần khu vực cư trú nếu đã đến nơi mà gặp phải thời tiết xấu.

• Lên kế hoạch vui chơi dự bị khi không thể tổ chức team building.

• Cần liên hệ trước đến địa điểm tổ chức team building, xin phép người quản lý để chắc chắn về việc được đồng ý tổ chức sự kiện.

• Chuẩn bị sẵn các dụng cụ sơ cứu, cấp cứu cần thiết và nắm bắt được các địa điểm y tế gần khu vực tổ chức phòng trường hợp có sự cố.

Trên đây là những kinh nghiệm chi tiết về tổ chức team building danh cho các doanh nghiệp có thể tham khảo. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể lên kế hoạch và tổ chức một chương trình team building thành công nhất.